無法讀出 xlsx 檔案,我所想到的事情

若今天拿 iphone 6s 手機的人,不能接 iphone 10 手機撥出來的電話,你能接受嗎?
……

咦??不管是 xls 或是 xlsx 檔案格式的檔案,用的不都是微軟的 MS Office 套裝軟體所做出來的試算表檔案嗎?
那舊版程式不能打開新版程式所作出來的檔案!什麼?這…你能接受。
……..
……..

若因為種種原因,無法讀出 xlsx 檔案,需要將 xlsx 轉成 xls ,其實這是整個系統架構的問題,但今天若不考慮系統架構或因為位小言輕等等因素,無力從整個系統架構來思考解決,此時我能想到的有幾種解法:

  1. 請提供 xlsx 檔案的人,轉成 xls 後,再交出來 。
  2. 請會轉檔的人,幫自己轉檔。
  3. 利用目前許多有提供 線上轉檔服務 的網站來轉檔,例如:Aconvert.com(https://www.aconvert.com/tw/document/xls-to-xlsx/) 這網站,可以轉單檔,也可以整個資料夾檔案一起轉,在完成轉檔後,要將一個一個成品檔案逐一下載。
  4. 安裝 MS Office 2007 以後的版本。
  5. 安裝 LibreOffice。https://zh-tw.libreoffice.org/download/libreoffice-fresh/
  6. 利用 LibreOffice 批次轉檔。
    不管有幾個檔案,一行命令解決: libreoffice –convert-to xls *.xlsx –headless

除卻感情因素,仔細想一下,在「時少事繁」的狀況下,不可諱言,前兩種才是真正的好方法(外包概念)。(雖然會被罵翻!以及被笑死!)

如果是你,你會選擇那個省時省力的方法?


昨天有位好朋友,發出了個「感嘆業務承辦人,讚嘆業務承辦人」的訊息(失敗,真失敗!說好的「節能減嘆」呢?):
https://www.facebook.com/photo.php?fbid=2172239979588269&set=a.482362068576077&type=3&theater

簡單講,業務需求端的電腦系統舊版本程式「無法解開、無法讀出」新版本程式儲存的檔案。

這個問題一出來,「同溫層」的朋友(資訊阿宅們)馬上紛紛發功,提供了很多不同想法與解法,雖然大家講了很多,但大家方向都很一致的把目標放在責備業務承辦人的「能力不足,不願意學習新知」或是如何解決這一個問題上面。

很慚愧,一開始我的反應,也是屬於資訊阿宅們的反應,那儼然已成了一種本能,但卻很容易失之偏頗的一種思考模式。

讓我們重新思考一下這個問題,「贈書單位不接受xlsx格式,請各校重寄xls檔。」

這個問題,我認為有兩個思考方向,一是贈書單位真的只接受 xlsx 格式,二是業務承辦人只能接受 xls 檔案格式。

好!不管是那個思考方向,其實問題背後原因只有一個,那就是業務承辦者的電腦系統打不開 xlsx 格式。

咦??不管是 xls 或是 xlsx 檔案格式的檔案,用的不都是微軟的 MS Office 套裝軟體做出來的試算表檔案嗎?

這時大家紛紛都說~ 那是因為舊版程式無法讀出新版程式的檔案!

咦?? 你能接受 拿 iphone 6s 的人,不能接拿 iphone 10 手機撥打出來的電話嗎?

你不能接受上面舊 iphone 的狀況,但卻能接受舊版 MS Office 只能打開 xls 卻無法開啟 xlsx 檔案格式的狀況,這不是很奇怪嗎?

這個問題看起來很好笑,但問題背後的問題才是關鍵吧!

這問題不就是 MS Office 為了行銷,所故意造成不相容的結果嗎!

而,此時大家不去怪罪問題製造者:微軟公司,卻反來怪業務承辦人,這不是更奇怪嗎?

所以在仔細思考後,我覺得不應該怪 業務承辦人!

對於這問題的解法,我認為或許有兩個思考方向,一是資訊環境建置本身,二是工具本身!

資訊環境建置

不管工具本身屬性如何,以整體環境的佈建,讓居於其中的人,能安心從事他們的核心事務,這是釜底抽薪有效的作法之一。

若以資訊環境來看,這牽涉到「軟體採購(升級)」,「有效率的部署」,「減少無謂與多次的轉換」,目的是減少不必要的人時浪費與無效溝通。

單以此項來看,我猜屏東縣政府可能真的很窮,甚至窮到沒有經費投入軟體購置,來讓他們的員工有一個可以安心上班的工作環境,所以員工除了本身的業務能力之外,還要有名之為「數位能力」,事實上卻是幫廠商收拾善後的軟體修補能力。

期待與要求員工做超出他們核心職務的事情,這不就是很典型的「慣老闆思維」嗎?

從工具角度

做對工具選擇本身,我認為這也是問題根源之一!但這是屬於「系統分析與結構」問題!

但身處基層的業務承辦人若一再期待「系統架構」本身「短時間」會改變的話,無異於「緣木求魚」以及有「鮒魚困涸轍,難待西江水」(莊子與路邊魚)之嘆,所以為了能先活下來,我想到了的幾種解法:

  1. 請提供 xlsx 檔案的人,轉成 xls 後,再交出來 。
  2. 請會轉檔的人,幫自己轉檔。
  3. 利用目前許多有提供 線上轉檔服務 的網站來轉檔,例如:Aconvert.com(https://www.aconvert.com/tw/document/xls-to-xlsx/) 這網站,可以轉單檔,也可以整個資料夾檔案一起轉,在完成轉檔後,要將一個一個成品檔案逐一下載。
  4. 這個網站,若利用火狐狸(Firefox)瀏覽器,再加上「DownThemALL!!」外掛,就可以很快速的將轉成的檔案,一次下載完畢!(當然啦!也可以有其他下載用途)

  5. 安裝 MS Office 2007 以後的版本。
  6. 這是廠商希望我們採取的方式,但,這個屬於 資訊環境建置–軟體購置 範疇問題。

  7. 安裝 LibreOffice。https://zh-tw.libreoffice.org/download/libreoffice-fresh/
  8. 安裝好 LibreOffice 之後,不管是 xls 或是 xlsx 統統都可以讀出來,而且可直接存成標準格式 ODF,這樣以後根本不必擔心檔案格式不相容問題。

  9. 利用 LibreOffice 批次轉檔。
  10. 不管有幾個檔案,開啟命令列,一行命令解決:

    • Unix-like 下可以這樣下命令
    • libreoffice --convert-to xls *.xlsx --headless

    • MS Windows 底下則可以這樣下命令
    • for %i IN ( dir/b *.xlsx ) DO "C:\Program Files\LibreOffice\program\soffice.exe" --convert-to xls %i --headless

    把他寫成批次檔,再將需要轉檔的文件,全部塞在同一個資料夾,然後,點兩下,轉完,收集成果檔案,收工!

除卻感情因素,仔細想一下,在「時少事繁」的狀況下,不可諱言,對業務承辦人而言,前兩種才是真正的好方法(外包概念)。(雖然會被罵翻!以及被笑死!)


  1. 為什麼要學「系統思考」?3個步驟讓你「見樹更見林」,不讓問題反覆發生,https://www.managertoday.com.tw/articles/view/55378
  2. 鮒魚困涸轍,難待西江水
    https://www.moedict.tw/%E9%AE%92%E9%AD%9A%E5%9B%B0%E6%B6%B8%E8%BD%8D%EF%BC%8C%E9%9B%A3%E5%BE%85%E8%A5%BF%E6%B1%9F%E6%B0%B4
  3. https://peertube.slat.org/videos/watch/074d0cf1-a123-4124-8b3d-f5394df57595

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *

*